اتاق کنفرانس یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر اداره‌ای محسوب می‌شود. به همین دلیل لازم است تا طراحی آن با دقت بسیاری صورت بپذیرد. برای طراحی اتاق کنفرانس مجهز و البته با دکوراسیون عالی باید بدانید چه تجهیزاتی نیاز دارید و هر کدام از این موارد را بر چه اساسی لازم است انتخاب کنید. ما مهم‌ترین نکات را در این مقاله در اختیار شما قرار داده‌ایم. با ما همراه شوید.
اولین نکته در انتخاب رنگ اتاق کنفرانس، تناسب آن با کسب و کار شما است. اگر در نماد خود از رنگ خاصی استفاده کرده‌اید بهتر است چند عنصر از آن را در اتاق کنفرانس استفاده کنید تا بتوانید با این تناسب آن را در ذهن مشتری حک کنید. با این حال، از رنگ‌های بسیار تند مانند قرمز دوری کنید؛ زیرا به صورت ناخودآگاه بر مشتری تأثیر منفی گذاشته و او را از شما دور می‌کند. رنگ‌های تیره می‌تواند گزینه مناسبی باشد؛ زیرا در اثر مرور زمان و مراودات بسیار به سرعت آلوده نمی‌شود و نیاز به تمیز کردن مداوم آن ندارید. با رنگ مناسب برای دکوراسیون فضای اداری آشنا شوید.
انتخاب رنگ اتاق کنفرانس
اولین نکته‌ای که باید به آن توجه کنید اندازه اتاق کنفرانس است. برای این کار باید تعداد جلسات و افراد حاضر در هر جلسه را در نظر بگیرید تا بتوانید بهترین مکان را انتخاب کنید. اگر تعداد جلسات زیادی ندارید یا افراد کمی حضور دارند نیاز به اتاق بسیار بزرگ نیست و می‌توانید این فضا را برای امور دیگر صرف کنید. در مقابل، اگر تعداد جلسات و افراد حاضر بسیار هستند، در نظر بگیرید ابعاد اتاق به شکلی باشد که همه به سهولت در آن جا شوند.
از مهم‌ترین عناصری که در اتاق کنفرانس باید به آن دقت کنید تجهیزات اتاق کنفرانس است. البته بهتر است متناسب با نیاز شرکت و سازمان، این لوازم و ابزار انتخاب شوند؛ اما برخی از نکاتی که ما در ادامه مطرح کرده‌ایم می‌تواند در میان همه شرکت‌ها و سازمان‌ها با کاربری‌ها و فعالیت‌های متنوع متفاوت باشد.
تمایل دارید سبک اداری شما مدرن باشد یا به دنبال خرید تجهیزات با سبک کلاسیک هستید؟ متناسب با نیاز خود می‌توانید یکی از انواع میزهای کنفرانس مستطیلی که کلاسیک است را انتخاب کنید یا برای دکوراسیون مدرن از میزهای دایره بهره ببرید. اگر در اداره شما بیشتر کلاس‌های جمعی و با تعداد اندک نیز برگزار می‌شود، میزهای مستطیلی گزینه بهتری هستند که می‌توانند میزان دید افراد و دسترسی به لوازم را به یک اندازه کند.
مهم‌ترین نکته در هنگام انتخاب صندلی کنفرانس آن است که بدانید قرار است چند صندلی در این اتاق قرار بگیرد و هرکدام با یکدیگر چقدر فاصله دارند. درنتیجه می‌توانید به‌خوبی بزرگی و کوچکی آن‌ها را در نظر بگیرید. اگر تعداد زیاد است و فاصله بین صندلی‌ها بسیار نیست، در نتیجه بهتر است از صندلی با پایه چرخدار استفاده نکنید. از طرف دیگر، نکته مهمی که باید در نظر بگیرید تعداد جلسات و استفاده از صندلی در این اتاق است. این بدان دلیل است که اگر قرار است دفعات نشستن و برخاستن از روی صندلی زیاد باشد، لازم است تا مقاوم‌ترین نمونه را برگزینید.
از طرف دیگر فراموش نکنید که افراد در هنگامی که قرار است در جلسه باشند، باید از نظر جسمی نیز در آسایش باشند تا بتوانند تمرکز خود را در جلسات حفظ کنند. به همین دلیل باید از نظر ساختار نیز با ارگونومی بدن تناسب داشته باشد. این نکات را در هنگام خرید در نظر داشته باشید.
انتخاب صحیح صندلی کنفرانس
سیستم آکوستیک می‌تواند کمک کند تا صداهای اضافی خارج از محیط و نویزها جذب شده و مزاحم صدای سخنران در جلسه نشود. از طرفی باعث می‌شود تا شنوندگان به‌خوبی و با وضوح، صدای فرد گوینده را بشنوند. برای این کار می‌توان از پنل‌های جذب صدا استفاده کرد یا از پارچه‌ها و کاشی‌هایی که برای این منظور طراحی شده‌اند بهره برد. همه این موارد می‌تواند به کیفیت جلسات کمک کند.
اگر در اتاق کنفرانس بیشتر جلسات رسمی برگزار می‌کنید بهتر است سعی کنید از رنگ‌های خنثی بهره ببرید. البته بهتر است برای اینکه از یکنواختی در آید، برخی دیگر از المان‌های رنگی را اضافه کنید. باوجود این اگر در اتاق کنفرانس، بیشتر با مشتریان مهم سازمان خود مذاکره می‌کنید، سعی کنید از طرح‌های بسیار جذابی که متناسب با کسب و کار شما است بهره ببرید. می‌توانید طرح‌های سه بعدی انتخاب کنید و با این روش بر نظر مشتریان خود تأثیر مثبتی بگذارید.
زمانی که برای خرید کفپوش برای اتاق کنفرانس اقدام می‌کنید، باید نحوه تمیز کردن آن، میزان تردد و درنتیجه مقاومت و همچنین تناسب با سایر اجزا را در نظر بگیرید. در این اتاق‌ها تردد چندانی نمی‌شود؛ درنتیجه مقاومت در درجه دوم اهمیت قرار دارد. در مقابل نیز باید بر جنبه زیبایی‌شناختی تأکید بیشتری داشته باشید. موکت‌های لوکس یا کفپوش‌های وینیل بهترین انتخاب برای این مکان محسوب می‌شوند.
یکی از مهم‌ترین لوازمی که در این مکان باید وجود داشته باشد، تجهیزات صوتی و تصویری است. چه برای کلاس‌هایی که در این مکان تشکیل می‌شود و چه برای قرار ملاقات با مشتریان، نیاز است تا از انواع ابزارهای صوتی و تصویری برای رساندن مفهوم به بهترین شکل استفاده شود. به همین دلیل لازم است تا برخی نکات را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، بهترین اقدام آن است که روبه‌روی هر صندلی یک میکروفون قرار داده شود و بلندگوها به نحوی چیده شوند که صدا به‌خوبی به همه افراد برسد. افراد باید بتوانند به‌راحتی اسلایدها را ببینند و هرکس تمایل داشت بتواند با اتصال رایانه شخصی خود به سیستم اتاق کنفرانس، موارد مورد نیاز را به سمع و نظر دیگران برساند.
از نور طبیعی روز و تأثیر آن غافل نشوید. به همین دلیل بهتر است اتاق کنفرانس را در محلی قرار دهید که پنجره‌های مناسبی داشته باشد البته تمهیداتی را باید در نظر بگیرید که بتوانید در زمان لازم، پنجره‌ها را بپوشانید تا اسلایدها به‌خوبی دیده شود. با این حال، نور طبیعی روز می‌تواند زیبایی دکوراسیون را چندین برابر به بیننده نشان دهد.
نورپردازی مناسب باعث می‌شود تا طراحی دکوراسیون به بهترین شکل دیده شود تا در جلب نظر مشتری مؤثر باشد؛ اما سؤال این است که اصول نورپردازی در اتاق کنفرانس چیست؟ اینکه از چه نوع نورپردازی استفاده می‌کنید بیشتر به نوع جلسات شما ارتباط دارد؛ اما بهتر است ترکیبی از نور روز، رنگ زرد و رنگ سفید را انتخاب کنید یا در برخی قسمت‌ها نورهای تزیینی قرار دهید که بتواند تمرکز را بر بخشی از اتاق بیشتر کند.
نورپردازی مناسب اتاق کنفرانس
نمی‌توانید هرکدام از تجهیزات اتاق کنفرانس را به سبک متفاوتی انتخاب کنید و انتظار داشته باشید تا نتیجه کاملاً زیبا باشد. برای داشتن اتاقی که حس خوبی به مخاطبانتان بدهد بهتر است یک سبک را انتخاب کنید و باتوجه به فاکتورهای مربوط به هر سبک، لوازم اتاق کنفرانس را انتخاب کنید. از طرف دیگر، باید بدانید که انتخاب سبک بهتر است متناسب با کسب و کار شما باشد. برای کسب‌ها و مشاغلی که مدرنتر هستند بهتر است تا از سبک‌های نوین‌تر بهره ببرید؛ اما برای مشاغل اصیل و قدیمی می‌توانید از سبک کلاسیک استفاده کنید. هر سبک چه ویژگی‌هایی دارد؟
در سبک‌های کلاسیک، بهترین کار استفاده از رنگ‌های تیره است. رنگ‌های روشن در این دکوراسیون جایی ندارند. برای ایجاد تعادل می‌توانید از رنگ‌های خنثی مانند بژ یا کرم استفاده کنید. میزها و صندلی بهتر است مجلل باشند و حتماً سعی کنید در چیدمانتان تقارن را نیز در نظر داشته باشید. این سبک برای کسب و کارهایی که زیر شاخه‌های بسیاری دارند یا برای مجموعه‌های بسیار بزرگ مناسب است. اگر مشتریان شما از کشورهای خارجی هستند یا مبلغ فراوانی بینتان رد و بدل می‌شود نیز می‌توانید برای جلب نظر مشتری و القای حس اعتماد، از این سبک استفاده کنید.
این سبک بیشتر برای مشاغل به روزی مناسب است که با پیشرفت‌های روز دنیا سر و کار دارند. استفاده از متریال‌های اولیه مدرن می‌تواند انتخاب خوبی برای لوازم اتاق باشد. چند تابلوی هنری که معرف شغل شما باشد هم می‌تواند نکته جذابی به حساب بیاید. سعی کنید از المان‌های دیگری استفاده کنید که به مشتری نشان دهید به روز هستید و می‌توانید با قوانین جدید دنیا حرکت کنید.
این نوع از دکوراسیون بیشتر مناسب مشاغل مدرن است. سبک مینیمال بیشتر از رنگ‌های روشن استفاده می‌کند و از المان‌های بسیار شلوغ دوری می‌کند. همه لوازم در این سبک ساده هستند و در صورت نیاز از یک ابزار بهره می‌برند. طرح کاغذدیواری یا پرده نیز این سادگی را تشدید می‌کند. خطوط افقی، عمودی یا موازی نیز می‌تواند به رساندن این مفهوم به شما کمک کند. درباره دکوراسیون اداری مینیمال بیشتر بخوانید.
اگر اتاق کنفرانس شما کوچک است، یعنی ظرفیت بیش از 6 نفر را ندارد. در نتیجه نیاز نیست تا میز کنفرانس بزرگ تهیه کنید. جای کمتری نیز اشغال می‌شود. سعی کنید در اتاق کنفرانس کوچک حتماً از نور طبیعی روز بهره ببرید و اگر این در توانتان نیست، اتاق را پر از نور کنید تا کوچکی آن کمتر دیده شود. کاغذ دیواری‌ها با طرح‌های افقی باشد و از رنگ‌های بسیار روشن بهره ببرید. رنگ‌های تیره یا میزهای مجلل و پر از کنده‌کاری فضا را کوچک می‌کنند. از قرار دادن ابزار و لوازم اضافی حتماً خودداری کنید. در همین راستا می‌توانید با ترفندهایی برای بزرگ جلوه دادن اتاق کارهای کوچک آشنا شوید.
برای صاحبان کسب و کار پیدا کردن مشتریان جدید، برگزاری کلاس‌های توجیهی برای کارمندان تازه وارد یا برگزاری جلسات با افراد مختلف بسیار اهمیت دارد و یکی از پایه‌های اصلی کسب و کار محسوب می‌شود. به همین دلیل، اغلب آن‌ها سعی می‌کنند تا بهترین طراحی اتاق کنفرانس را داشته باشند. اگر شما هم به دنبال تجهیز کردن اتاق کنفرانس سازمان خود هستید همین الان با متخصصان ما تماس بگیرید.
