استفاده بهینه از فضای اداری، از واجبات هر اداره و سازمانی‌ست و هر فضایی با توجه به کاربردی که دارد نیازمند چیدمان و دکوراسیون مورد نیاز خود است. ادارات نیز با توجه به تعداد اتاق کارمندان، جلسات اداره و سایر شرایط، نیازمند تعدادی صندلی و میز و سایر اقلام مورد نیاز هستند که به چیدمان این وسایل در کنار همدیگر مبلمان اداری گفته میشود. بخش های مختلف اداره، از اتاق کارکنان گرفته تا اتاق مدیریت را مبلمان اداری در بر می گیرد که دو فاکتور هزینه و استفاده بهینه از فضا باید در اولویت قرار گرفته شود. در ادامه این مطلب در مورد استفاده بهینه از فضای اداری صحبت خواهیم کرد.
با توجه به اینکه مبلمان های گوناگون در فضاهای مختلفی به کار گرفته می شوند، در ادارات نیز با توجه به بهره وری خاص اداره نیازمند یک سری صندلی و میز و وسایل دیگر هستند که امروزه به آن مبلمان اداری گفته می شود که می تواند تأثیرات مثبت در کارمندان اداره و ارباب رجوع ایجاد نماید و راندمان کار را به میزان چشمگیری افزایش دهد. مدیران ادارات می بایست تمام تلاش خود را برای ساختن یک فضای اداری مناسب و انرژی زا با استفاده بهینه از فضای موجود در محیط اداره انجام دهند و باید این موضوع را مدنظر قرار دهند که کارمندان آن ها حدوداً نصف زمان بیداری خود در شبانه روز را در محیط اداره و با نشستن بر روی صندلی اداری سپری می کنند، بنابراین می بایست برای آن ها راحتی را به ارمغان آورد.
زیبایی و راحتی دو اصل مهم مشترک بین تمامی مبلمان های اداری بدون در نظر گرفتن فضای مورد استفاده از آن ها است که باید در اولویت قرار گیرند. زیبایی، بیان کننده سلیقه و جذب کننده انرژی فضا است که باید متناسب با فضای مورد استفاده آن، طرح، مدل و رنگ آن مورد انتخاب قرار گیرد تا بیان کننده حرفه و زمینه کاری اداره باشد. نکته دیگر آن که مبلمان اداری باید راحتی و رفاه شخص استفاده کننده را در تمامی ساعت های مورد استفاده نیز مهیا سازد چرا که مبلمان های خسته کننده باعث پایین آمدن راندمان کاری کارکنان می گردد. در مقابل می توان در مبلمان های اداری از صندلی های ماساژور برای کارکنان استفاده نمود تا انرژی کارکنان را فراهم سازد و آن ها را سرحال کند.
با توجه به فضای موجود و نوع کاربری اداره، مبلمان اداری از انواع و قسمت های مختلفی برخوردار است و نیازی نیست که تمام بخش های آن خریداری شود. میز اداری و صندلی را می توان ارکان اصلی مبلمان اداری در نظر گرفت. در مورد صندلی وسواس خاصی در انتخاب آن وجود ندارد و می توان گفت که راحتی بر زیبایی اولویت دارد ولی در مورد میز این گونه نیست و باید طراحی آن خاص و برای هر فضایی طراحی مخصوص خود انجام گیرد تا علاوه بر طراحی زیبا، از فضای موجود حداکثر استفاده انجام گردد. میز مدیریت نیز در اولویت های مبلمان اداری در نظر گرفته می شود که دارای طراحی خاص نسبت به قسمت های دیگر است. علاوه بر میز و صندلی، مبلمان اداری شامل فایل اداری و کتابخانه، ویترین، پارتیشن مبلمان اداری است که دارای طراحی های گوناگون و متنوع هستند و با توجه به کاربری ادارات و فضای موجود در آن ها انتخاب می گردند.
اولین عامل تأثیر گذار در قیمت مبلمان اداری مواد مورد استفاده در ساخت تجهیزات آن است که می تواند شامل چوب، ام دی اف، نئوپان یا مواد دیگری بوده که هزینه هر کدام با دیگری متفاوت است. عامل تأثیر گذار دیگر طراحی آن است به گونه ای که طرح های ساده تر دارای هزینه بسیار پایین تر نسبت به طراحی های خاص و پیچیده است. عامل دیگر را می توان ارائه کننده مبلمان اداری در نظر گرفت. در صورتی که از ارائه کننده مبلمان اداری یک برند معروف باشد، می بایست علاوه بر هزینه های طرح و جنس، هزینه برند نیز پرداخت گردد زیرا این اعتبار و برند بودن با رضایت مشتری های قبل و تلاش و فعالیت به دست آمده است. عامل دیگری را که می توان مورد بررسی قرار داد خدمات پس از فروش و گارانتی محصول است که می توان با پرداخت هزینه بیشتر از آن ها بهره مند شد ولی برای مشتری آرامش خاطر به وجود می آورد.
استفاده صحیح و بهینه از فضا در انتخاب مبلمان اداری، به خصوص اگر اداره دارای فضای کوچک باشد، بسیار پر اهمیت است. جهت رسیدن به این منظور، یک سری قوانین در نظر گرفته شده است. در ابتدا لازم است که فضای اداره خود را کامل بشناسیم و با در نظر گرفتن فضاهای مورد نیاز مانند محل استقرار کارمندان، مدیر، اتاق اجلاس، نگهداری اسناد و بخش های دیگر برای هر کدام قسمت هایی را در نظر بگیریم. در صورتی که اداره دارای فضای کافی باشد، کار چیدمان مبلمان ها سخت نخواهد بود؛ اما اگر دارای فضای محدود باشیم، هیچ قسمتی را نباید کنار گذاشت و حتی می توان از یک قسمت با یک طراحی خاص برای دو منظور استفاده نمود. در میان ویژگی های مختلف آن، نحوه طراحی میز نیز بسیار پر اهمیت است چرا که باید در اندازه های کوچک و طراحی های خاص تر انجام گردد.
این که بخواهیم در انتخاب مبلمان اداری کلاسیک یا مدرن فقط یکی را خوب در نظر بگیریم کار اشتباهی است، بلکه هر کدام مناسب یک فضای کار هستند و سلیقه مدیر در انتخاب نوع آن بسیار اهمیت دارد؛ اما چیزی که مشخص است برای ادارات دولتی نمی توان به صورت کامل از فضای مدرن استفاده نمود ولی در ادارات خصوصی و بین المللی انتخاب مبلمان مدرن می تواند انتخاب مناسب تری باشند. هرچند ممکن است مدیر یک اداره ترجیح دهد که فضا و مبلمان اتاق خود را کلاسیک و سایر قسمت های اداره را مدرن انتخاب نماید؛ بنابراین می توان ترکیبی از مبلمان های کلاسیک و مدرن را برای فضای اداره انتخاب نمود.
