فایلینگ اداری امروزه در هر اداره و سازمانی یافت می شود. حتی برخی افراد از فایلینگ در منزل خود نیز استفاده می کنند. اما براستی استفاده از فایلینگ اداری می تواند مزایایی داشته باشد؟ هدف از ساخت و استفاده از فایلینگ اداری و سازمانی چیست؟ برای رسیدن به جواب این سوالات با ما همراه باشید.
.jpg)
هدف از ساخت فایلینگ اداری
معنی فایلینگ به منظور بایگانی است. حتما شما هم برای انجام کارهای مختلف به اداره ها و سازمان های متعددی رفته اید و شاید در هر اداره پرونده ای نیز داشته باشید. قطعا جمع آوری و بایگانی و حفظ این اطلاعات برای همه افراد ساده نیست و باید دارای یک نظم و انضباط و مکان مناسبی باشد. در اداره جات برای نگهداری از اطلاعات و پرونده ها معمولا از سیستم فایلینگ استفاده می شود. فایلینگ اداری در شکل ها و مدل های مختلفی موجود می باشد که بنا به نیاز تان می توانید از هر یک از آن ها استفاده کنید. اما چیزی که هنگام خرید این مبلمان اداری از اهمیت بالایی برخوردار می باشد، در واقع هدف استفاده از این فایلینگ می باشد که شما می خواهید آن را برای چه کاری و در چه مکانی استفاده کنید. حتی بودجه و فضای اداری شما هم در انتخاب این مبلمان تاثیر بسیار زیادی دارد. از این رو در ادامه قصد داریم بیشتر در مورد هدف استفاده از فایلینگ اداری و مزایا و معایب آن صحبت کنیم.
البته در بخش قبل به طور مختصر به هدف اصلی از ساخت سیستم فایلینگ اشاره کردیم. اما در این جا می خواهیم دقیق تر در این رابطه صحبت کنیم. هدف اصلی از ساخت فایلینگ اداری و استفاده از آن در مراکز اداری و سازمانی، در واقع ایجاد نظم در بایگانی اطلاعات و مراقبت از آن ها می باشد. نظم و انضباط در جایی که با میزان زیادی از اطلاعات رو به رو هستیم، حرف اول را می زند. این کار از گم شدن اطلاعات یا بهم ریختگی کار جلوگیری می کند. البته منظور ما این نیست که حتما می بایست در سازمان های بزرگ از سیستم فایلینگ استفاده کرد؛ حتی در منزل تان نیز برای سر و سامان بخشیدن به اطلاعات و مدارک تان می توانید از فایلینگ های کوچک استفاده کنید که بسیار پرفایده نیز هستند.
.jpg)
سیستم فایلینگ اداری
در این جا می خواهیم درباره نقش استفاده از فایلینگ اداری در بهره وری کار و کارکنان صحبت کنیم. شاید از خودتان بپرسید آیا این دو مبحث می توانند به یکدیگر مرتبط باشند؟ در جواب باید عرض کنیم که استفاده از یک سیستم فایلینگ مناسب می توانند به اطلاعات بسیار زیاد و در هم نظم و ترتیب بخشیده و سرعت دسترسی کارکنان به اطلاعات را افزایش دهد. همین موضوع باعث بهبود سرعت کار و در نهایت بهره وری کارکنان می شود. علاوه بر این از گم شدن اطلاعات و صرف زمان بسیار زیاد برای یافتن اطلاعات جلوگیری می شود. نکته دیگر نظم و انضباط در کار شما می تواند باعث ایجاد روحیه خوب در کارکنان و البته مشتریان شما شود که نتیجه آن اعتمادی است که به شما می کنند. علاوه بر این اگر از یک فایلینگ اداری استفاده کنید که با دکوراسیون داخلی محیط اداری در تضاد نیست و زیبایی بسیاری به محل کار تان می بخشد، همین موضوع خود می تواند در روحیه شما و دیگر افراد تاثیر چشمگیری داشته باشد.
شاید معرفی اهداف استفاده از فایلینگ اداری خود نمونه هایی از مزایا فایلینگ اداری باشد. اما دیگر مزایا استفاده از فایلینگ اداری می توانند شامل کاهش هزینه، دسترسی آسان به پرونده ها و پوشه ها، عدم استفاده از زونکن های پرحجم و گران قیمت، افزایش زیبایی محیط و... می باشد. قطعا استفاده از هر چیزی ممکن است معایبی نیز داشته باشد. یکی از معایب استفاده از فایلینگ اداری، محدودیت های هر فایل یا طبقه باشد. البته اگر در هنگام خرید فایلینگ این نکته را مد نظر قرار دهید، مشکلی به وجود نمی آید. همچنین حجم و فضایی که سیستم فایلینگ از محیط اداری شما اشغال می کند، نیز می تواند از جمله معایب آن باشد.
.jpg)
ایجاد نظم با فایلینگ، قفسه ها و کتابخانه های اداری
شما می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر از دیگر مقالات ما بازدید نمایید:
